Gedanken zu IT Migrationen

 

Bild 1schwarzIn Unternehmen gibt es von Zeit zu Zeit Migrationen/Umstellungen von einer Software auf eine andere. Oder von einer älteren Version auf eine aktuellere. Im Prinzip gehören solche Migrationen zum IT Alltag und können herausfordernd sein aber dennoch jederzeit gemeistert werden.

Etwas komplexer wird es, wenn die Migration Auswirkungen auf die User (Mitarbeiter) hat. Dann kommt meistens auch HR und Training ins Spiel. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird es nämlich interessant und sehr komplex.

Jüngste Beispiele sind die OS+ Migration der Sparkassen in Deutschland und viele MS Office 2010 Migrationen. Hier müssen mitunter alle Mitarbeiter geschult werden. Und diese Massentrainings schultern im Allgemeinen die HR Abteilungen.

Aus unserer Erfahrung gibt es in den HR Abteilungen 3 Herangehens-weisen an die Organisation dieser Trainings:

1. Nutzung eines SAP Moduls

2. Nutzung eines SharePoint Servers

3. Nutzung einer internen extra dafür entwickelten Office Anwendung

Wir wollen hier nur auf die Punkte 2 und 3 eingehen, da die SAP Module in jedem Unternehmen anders implementiert sein können und damit die Funktionalitäten variieren.

2 – SharePoint Server

Zwingend für diese Variante ist ein SharePoint Server von Microsoft. Falls es diesen im Unternehmen gibt, ist das eine gute Voraussetzung. Die IT sollte damit in der Lage sein, eine webbasierte Verwaltung für Mitarbeitertrainings aufzusetzen. Falls es keinen SharePoint Server gibt, kann solch ein Server auch gemietet werden. Hier gilt es dann aber bestimmte Regeln des Datenschutzes zu beachten.

Wenn der Server aber einmal läuft, muss die HR Abteilung dann „nur“ noch die Kurse (Räume, Dozenten etc.) anlegen und das Vorhandensein dieser Plattform kommunizieren. Die Mitarbeiter melden sich dann selbständig an oder auch ab und bekommen automatisch Einladungen zu den von Ihnen ausgewählten Trainings. Gleiches gilt auch für die Dozenten.clip_image002[3]

Zusammenfassung

+ jeder Mitarbeiter handelt
  selbstbestimmt
+ gleiches gilt für die Dozenten
+ Räume und Trainings werden den
  Kursen zugeordnet und sind somit auch geplant.
+ das System erledigt die An- und Abmeldungen automatisch
+ Reports sind möglich
+ keine Steuerung der Trainings mehr möglich
+ Kursauslastung ist nicht garantiert
+ IT muss sehr stark involviert sein
+ wenig Programmieraufwand, nur Anpassungen nötig, evtl. Einsatz
  externer Ressourcen

 

3 – Nutzung einer intern entwickelten Office Anwendung

Hier kann die gewünschte Funktionalität exakt an die internen Bedürfnisse der Trainingsorganisation angepasst werden. Die Mitarbeiter können unter anderem auch zu Ihrer Verfügbarkeit und Ihrem Trainingsbedarf (evtl. auch durch FK festgelegt) abgefragt werden und diese Daten werden dann als wichtige Kriterien bei der Planung automatisch berücksichtigt. D.h. die Planung erfolgt hier nicht durch die Mitarbeiter selbst, sondern Ihnen wird entsprechend Ihrer Verfügbarkeit ein Training zugewiesen.
Damit ist u.a. auch die Kursauslastung gewährleistet. Die Mitarbeiter werden durch das System eingeladen oder auf Stornierung hingewiesen. In Kombination mit weiteren Daten ist ein lückenloses Migrations-Reporting möglich.

Zusammenfassung:clip_image002[5]

+ Den Mitarbeitern und Dozenten wird ein Training zugewiesen.
+ Räume und Trainings werden den Kursen zugeordnet und sind somit auch geplant.
+ Das System erledigt die An- und Abmeldungen automatisch
+ Reports sind möglich
+ gezielte Steuerung der Trainings ist möglich.
+ Kursauslastung kann gewährleistet werden.
+ IT ist relativ wenig involviert.
+ viel Programmieraufwand, evtl. Einsatz externer Ressourcen

 

Fazit:

Je nach interner Zielsetzung und Anzahl der Mitarbeiter kann sich die eine oder andere Variante als Optimum heraus stellen.

In allen 3 Fällen wünschen wir Ihnen viel Erfolg und das dieses Bild in Erfüllung geht.

Bild 2schwarz

Hier ist eine kleine Umfrage dazu auf Facebook.

Advertisements

~ von adpretium - 8. November 2010.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

 
%d Bloggern gefällt das: